Zaproszenie do złożenia ofert na konserwacje oświetlenia ulicznego i parkowego na terenie Gminy Olecko

Zaproszenie do złożenia ofert na konserwacje oświetlenia ulicznego i parkowego na terenie Gminy Olecko

2016-12-08 14⁴⁷
Art. czytany: 1388 razy

Nr sprawy: GKO.271.7.2016 Olecko, dnia 8 grudnia 2016r.

Zaproszenie
do złożenia oferty na zadanie pn.

Konserwacja oświetlenia ulicznego i parkowego na terenie Gminy Olecko w okresie od 1 stycznia 2017 r. do 31 grudnia 2017 r.

na podstawie art.4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych ( Dz.U. z 2015 r. poz. 2164 ze zm.).

I. Zakres czynności związanych z utrzymaniem punktów oświetlenia ulicznego i parkowego obejmuje w szczególności:
1. wymianę niesprawnych, uszkodzonych, wyeksploatowanych źródeł światła, elementów zabezpieczeń oraz innych elementów osprzętu oświetlenia sieci napowietrznej i kablowej, w celu sprawnego funkcjonowania urządzenia.
2. dokonywanie przeglądów i oględzin punktów świetnych urządzeń energetycznych, określenie ich stanu technicznego. Z przeglądu należy sporządzić Zamawiającemu protokół (1 raz na kwartał) z wnioskami o ewentualnej potrzebie przeprowadzenia remontów i napraw,
3. systematyczną kontrolę stanu oświetlenia realizowaną poprzez sprawdzenie urządzeń w godzinach ich pracy, potwierdzoną protokołem z objazdu (1 raz w miesiącu).
4. usuwanie i zabezpieczenie, przywrócenie ciągłości zasilania, wykonanie dokumentacji zdjęciowej - skutków kolizji drogowych, złych warunków atmosferycznych, dewastacji, kradzieży w trybie awaryjnym - w czasie nie dłuższym niż 1 godzina od zgłoszenia.
5. założenie przez Wykonawcę, dziennika zgłoszeń w formie zaakceptowanej przez Zamawiającego, do codziennego zapisywania zgłoszonych awarii, dostępnego na każde żądanie Zamawiającego i znajdującego się na terenie Miasta Olecko
6. dostarczenie Zamawiającemu przez Wykonawcę, w każdy poniedziałek, pocztą elektroniczną do godz. 9.00 zbiorczego rejestru zgłoszonych, usuniętych awarii za bieżący tydzień z podaniem dnia ich usunięcia oraz przyczyny powstania,
7. wymianę elementów zabezpieczeń linii oświetlenia do 1 dnia roboczego od daty zgłoszenia awarii,
8. bieżące usuwanie usterek na sieci oświetleniowej (awarie układu sterowania) do końca dnia roboczego następnego po dniu zgłoszenia,
9. ustalanie z Zamawiającym czasu zapalania i wyłączania oświetlenia, konserwacja szaf wolnostojących (regulacja zegarów),
10. przeglądy punktów zapalania, naprawy urządzeń w układach sterowania, w tym wymianę uszkodzonych zegarów sterujących,
11. synchronizację zegarów sterujących,
12. kontrolę czasu działania oświetlenia,
13. wymianę zabezpieczeń,
14. wymianę stateczników układów zapłonowych i przewodów zasilających oprawy,
15. wymianę lub naprawę tabliczek słupowych oraz zabezpieczeń słupowych,
16. wymianę lub naprawę zamknięć słupowych i złączy oświetleniowych,
17. czyszczenie wiosną i jesienią kloszy opraw parkowych oraz uzupełnianie brakujących kloszy opraw parkowych zakupionych przez Zamawiającego ,
18. uzupełnianie drzwiczek wnęk słupowych i pokryw skrzynek bezpiecznikowych,
19. konserwacja wnęk,
20. naprawa uszkodzeń w napowietrznej i kablowej sieci oświetleniowej,
21. zagospodarowanie i utylizację odpadów niebezpiecznych na koszt Wykonawcy.
II. Do obowiązków Wykonawcy należy także:
1. zapewnienie całodobowego systemu przyjmowania informacji, z podaniem do publicznej wiadomości nr telefonu, w sprawach funkcjonowania oświetlenia ulicznego i parkowego, organizacja służb nadzoru urządzeń oświetleniowych, zapewnienie całodobowego dyżuru, umożliwiającego przyjmowanie telefonicznych zgłoszeń (od Zamawiającego i innych osób np. mieszkańców, Straży Miejskiej, Policji),
2. posiadanie umowy, na okres konserwacji oświetlenia ulicznego, na zagospodarowanie zużytych źródeł światła z firmą posiadającą zezwolenie na gromadzenie, transport oraz utylizację materiałów niebezpiecznych,
3. uiszczanie opłat wg aktualnej taryfy dla OSD obowiązującej w PGE Dystrybucja S.A. Oddział Białystok w ramach realizacji umowy tj; Świadczenia usług konserwacji oświetlenia ulicznego i parkowego na terenie Gminy Olecko w okresie od 01 stycznia 2017 r. do 31 grudnia 2017 r., takich jak koszty dopuszczeń do pracy w technologii PPN, koszt nadzoru, przerwania i wznowienia dostarczenia energii, itd.
4. wdrożenie u Wykonawcy wymagań „Instrukcji współpracy pomiędzy PGE Dystrybucja S.A. oddział Białystok a Samorządem w zakresie konserwacji oświetlenia drogowego” oraz wzoru Porozumienia między Gminą Olecko a PGE Dystrybucja (załącznik nr 6).
5. organizowanie i wykonywanie prac eksploatacyjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi eksploatacji urządzeń elektroenergetycznych, kwalifikacji personelu oraz przepisów BHP w zakresie przedmiotu zamówienia;
6. dokonywanie napraw urządzeń oświetlenia ulic i dróg zgodnie z harmonogramem przygotowanym w oparciu o protokół z oględzin, o którym mowa w dziale I pkt 2 w terminie 14 dni od daty sporządzenia protokołu z oględzin;
7. włączanie i wyłączanie oświetlenia ulic i dróg, sterowanego za pomocą zegarów sterujących, zgodnie z „Programem czasu świecenia oświetlenia ulicznego”;
8. uzyskanie wszelkich uzgodnień lub decyzji w związku z zajęciem pasa drogowego lub innych terenów przyległych w celu wykonywania naprawy urządzeń oświetlenia. Wszelkie koszty ponoszone w związku z powyższymi czynnościami pokrywa Wykonawca.
9. sprawdzania stanu ochrony przeciwporażeniowej i przeciwpożarowej urządzeń oświetlenia ulicznego;
10. zabezpieczaniu zagrożeń powstałych na skutek kataklizmów, wypadków drogowych oraz działań wandali w ramach pogotowia oświetleniowego – zespołu wyposażonego w specjalistyczny sprzęt;
11. usuwanie wszelkich czynników grożących uszkodzeniem lub awarią urządzeń oświetleniowych.
12. usuwanie skutków działania wandali tj. uzupełnianie brakujących lub zdewastowanych elementów oświetlania ulicznego i parkowego w okresie obowiązywania umowy. Koszt zakupu materiałów zniszczonego lub brakującego elementu oraz koszt naprawy pokrywa Zamawiający na podstawie zaakceptowanego kosztorysu wystawionego przez Wykonawcę,
13. nowy (wymieniony) element powinien spełniać minimum takie same warunki w zakresie jakości, rodzaju materiału, rodzaju konstrukcji jak element ulegający wymianie (przed uszkodzeniem), ewentualna zamiana na inny podlega uzgodnieniu z Zamawiającym.
14. pokrycie ewentualnych roszczeń odszkodowawczych za szkody związane z wadliwym funkcjonowaniem oświetlenia ulicznego lub wyrządzone w związku z wykonywaniem prac wchodzących w zakres usługi, wskutek ich niewłaściwego wykonania lub zaniechania wykonania.
15. nowy (wymieniony) element powinien spełniać minimum takie same warunki w zakresie jakości, rodzaju materiału, rodzaju konstrukcji jak element ulegający wymianie (przed uszkodzeniem), ewentualna zamiana na inny podlega uzgodnieniu z Zamawiającym.
16. planowane załączenie oświetlenia w dzień (np. w celu sprawdzenia poprawności funkcjonowania kaskad sterowniczych lub sprawdzenia świecenia wymienionych źródeł światła lub stateczników) powinno być uzgodnione z Zamawiającym,
17. o rozpoczęciu i zakończeniu działań (naprawy awarii) należy poinformować Zamawiającego (e-mail, telefonicznie).
IV. Warunki udziału w postępowaniu:
O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1. W przypadku warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że:
1.1. Spełnia wymagania „INSTRUKCJI WSPÓŁPRACY POMIĘDZY PGE DYSTRYBUCJA S.A. ODDZIAŁ BIAŁYSTOK A SAMORZĄDEM W ZAKRESIE KONSERWACJI OŚWIATLENIA DROGOWEGO” (Załącznik nr 6), mianowicie:
a) zatrudnia minimum 2 osoby posiadające:
 świadectwo kwalifikacyjne „E” uprawniające do zajmowania się eksploatacją urządzeń do 1kV z zakresie „sieci elektrycznych oświetlenia ulicznego”,
 uprawnienia do prac pod napięciem na urządzeniach do 1kV zgodnie z wymogami instrukcji Prac Pod Napięciem (PNP),
 zaświadczenie kwalifikacyjne uprawniające do obsługi podnośnika koszowego wydane przez Urząd Dozoru Technicznego.
b) dysponuje sprzętem niezbędnym do wykonania zamówienia: podnośnikiem samochodowym z koszem izolowanym dopuszczonym do prac pod napięciem, zgodnie z wymienionymi instrukcjami PPN.
c) pracownicy Wykonawcy, podczas wykonywania prac na urządzeniach oraz w pobliżu urządzeń Zakładu PGE (także w przypadku, gdy urządzenia oświetlenia drogowego są własnością Urzędu, ale zainstalowane na konstrukcjach Zakładu), powinni być ubrani w ubrania robocze z widoczną nazwą firmy.
d) wykaz osób posiadających kwalifikacje oraz upoważnionych do wykonania prac w technologii PPN należy przesłać do Zakładu Energetycznego. Wykaz podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora Departamentu Eksploatacji i Rozwoju. Aktualny wykaz powinien znajdować się w Wydziale BHP oraz odpowiednich komórkach ruchu.
e) konserwujący winien wdrożyć instrukcje i posługiwać się nimi w okresie konserwacji:
 Instrukcja Organizacji Bezpiecznej Pracy przy urządzeniach energetycznych w PGE Dystrybucja S.A.,
 Instrukcja stanowiska wykonania prac eksploatacyjnych na urządzeniach oświetlenia drogowego,
 Instrukcja użytkowania samochodowego podnośnika koszowego przy pracach eksploatacyjnych,
 Instrukcja Ruchu i Eksploatacji Sieci Dystrybucyjnej,
 Instrukcja Prowadzenia Ruchu Sieciowego,
 Instrukcja prac pod napięciem przy elektroenergetycznych liniach napowietrznych do 1kV,
 Instrukcja organizacji i wykonania oraz pod napięciem przy urządzeniach rozdzielczych i liniach kablowych o napięciu do 1kV,
 Instrukcja organizacji i wykonania prac na wysokości,
 Instrukcja prowadzona i oznaczania oraz prowadzonych w pasach dróg publicznych.

1.2. dysponuje następującym sprzętem:
- podnośnik hydrauliczny - min. 1 szt.
- komplet drabin monterskich - min. 1 kpl.
- narzędzia i sprzęt ochrony osobistej pracowników - 1 kpl.
- narzędzia do pracy na liniach z przewodami izolowanymi samonośnymi - 1 kpl.

1.3. Posiadaja wiedzę i doświadczenie. Warunkiem udziału w postępowaniu jest wykonanie w sposób należyty tego samego rodzaju zamówienia w okresie co najmniej 1 miesiąca na terenie min. 1 gminy.
V. Zabezpieczenie wykonania umowy.
Wymaga się, aby Wykonawca po wyborze najkorzystniejszej oferty, a przed podpisaniem umowy wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości: 5 000,00 zł (słownie zł: pięć tysięcy). Zabezpieczenie może być wniesione w następujących formach:
a) pieniężnej,
b) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo- kredytowej, z tym, że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym,
c) gwarancjach ubezpieczeniowych,
d) gwarancjach bankowych,
Zabezpieczenie należytego wykonania umowy wnoszone w formie pieniężnej należy wpłacić na rachunek bankowy Zamawiającego, tj.: 86 1020 4724 0000 3202 0007 6422 w Banku PKO BP SA. Wykonawca, którego oferta została wybrana zobowiązany jest do wniesienia całości zabezpieczenia należytego wykonania umowy i dołączeniu potwierdzenia wniesienia go nie później niż w dniu podpisania umowy. Zamawiający zwróci zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zamówienia i uznania przez zamawiającego należytego wykonania umowy.

VI. Termin realizacji zamówienia: 1.01.2017 – 31.12.2017.
1. Opis sposobu przygotowania oferty:
1) ofertę należy złożyć na załączonym formularzu,
2) podana cena ma być wyrażone cyfrowo i słownie,
3) oferta powinna być sporządzona w języku polskim, czytelną i trwałą techniką, bez skreśleń,
4) złożenie oświadczenia o posiadanym sprzęcie do realizacji zlecenia,

2. Kryteria oceny ofert

Wybór oferty dokonany zostanie na podstawie niżej przedstawionych kryteriów (nazwa kryterium, waga, sposób punktowania):

Nazwa kryterium Waga
A. Cena 90%
B. Czas reakcji na usunięcie zgłoszonej awarii 10%

A. Oferta z najniższą ceną ryczałtu konserwacyjnego w okresie 12 miesięcznym otrzyma max. liczbę punktów – przy czym max. liczba punktów w tym kryterium to 90 - pozostałym ofertom przyznana zostanie proporcjonalnie mniejsza liczba punktów.

Sposób punktacji za ceny ryczałtu konserwacyjnego w okresie 12 miesięcznym jest następujący:
W1= Cn/Cp x 90, gdzie:

Cn – najniższa oferowana cena
Cp – cena oferty porównywanej
W1 – wynik

B. Oferta z najkrótszym czasem od zgłoszenia do wymiany niesprawnego punktu oświetlenia otrzyma proporcjonalnie więcej punktów, przy czym max. liczba punktów w tym kryterium to 10 - pozostałym ofertom przyznana zostanie proporcjonalnie mniejsza liczba punktów.

Sposób punktacji za najkrótszy czas wymiany niesprawnego punktu oświetlenia w okresie 12 miesięcznym jest następujący:

W2 = Gn/Gp x 10

Gn – najkrótszy oferowany czas wymiany niesprawnego punktu oświetlenia od zgłoszenia.

Gp – czas wymiany niesprawnego punktu oświetlenia od zgłoszenia oferty porównywanej.

W2 – wynik

Czas na wymianę niesprawnego punktu oświetlenia wynosi minimalnie 1 dzień - maksymalnie 7 dni od uzyskania informacji.

C. Łączna ilość punktów.
W = W1 + W2
W1 – liczba punktów uzyskanych na podstawie oferowanej ceny
W2 – liczba punktów uzyskanych na podstawie czasu wymiany niesprawnego punktu oświetleniowego

2. Miejsce i termin złożenia oferty:
Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 16 grudnia 2016 r. do godz. 900 w siedzibie Zamawiającego, tj. w Urzędzie Miejskim w Olecku, pokój Nr 12.
Otwarcie ofert odbędzie się o godzinie 915 w pokoju nr 4.
3.Osobami uprawnionymi do udzielania informacji w niniejszej sprawie są:
Marcin Drażba - pok. nr 4 tel. 87 520 23 83
4.Informacje dotyczące zawarcia umowy: W terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych od daty wyboru oferty, wybrany wykonawca zobowiązany jest do podpisania umowy w Urzędzie Miejskim w Olecku. W innym przypadku zostanie wybrana kolejna najkorzystniejsza oferta.
5.Zawarcie umowy na usługę konserwacji oświetlenia na terenie Gminy Olecko jest uzależnione od podpisania Porozumienia pomiędzy Gminą Olecko a PGE Dystrybucja Spółka Akcyjna.
W załączeniu:
1. druk „formularzu ofertowego”.
2. oświadczenie o posiadanym sprzęcie do realizacji zadania.
3. wykaz osób delegowanych do wykonania zamówienia.
4. oświadczenie o posiadaniu odpowiednich uprawnień.
5. wykaz wykonywanych usług.
6. instrukcja współpracy pomiędzy PGE dystrybucja a samorządem.
7. inwentaryzacja oświetlenia ulicznego i parkowego na terenie Gminy Olecko
8. projekt umowy.